Pelajaran 05 -- Administrasi Sekolah Minggu

Daftar Isi

1. Kepengurusan Organisasi Sekolah Minggu
1. Pengurus Inti Sekolah Minggu
2. Koordinator Departemen Sekolah Minggu
3. Ketua Kelas Sekolah Minggu
4. Guru-Guru Sekolah Minggu
2. Program Kegiatan Sekolah Minggu
1. Ibadah Rutin
2. Ibadah Hari Raya Kristen (Natal dan Paskah)
3. Ibadah Khusus (Nonrutin)
4. Kegiatan Guru
3. Perencanaan Kelas Sekolah Minggu
1. Pembagian Kelas-Kelas Sekolah Minggu
2. Pembagian Guru-Guru Kelas
3. Jadwal Perencanaan Kegiatan Kelas
4. Administrasi Sekolah Minggu
1. Pendataan Guru dan Anak
2. Laporan Data Pribadi dan Absensi Guru dan Anak
3. Laporan Kegiatan Sekolah Minggu
4. Laporan Keaktifan Guru/Anak di Kelas
5. Laporan Persembahan
6. Kegiatan Visitasi Guru/Anak
7. Inventarisasi Sarana Prasarana

Doa

Pelajaran 05 -- Administrasi Sekolah Minggu

Pengelolaan administrasi Sekolah Minggu sangat dibutuhkan mengingat Sekolah Minggu sebenarnya tidak jauh berbeda dari sebuah sekolah (tentu dalam skala yang berbeda). Pengelolaan administrasi SM yang dilaksanakan dengan baik akan memberi dampak yang positif terhadap perkembangan SM selanjutnya. Sebaliknya, jika administrasi SM tidak terurus, masa depan perkembangan SM juga akan suram.

1. Kepengurusan Organisasi Sekolah Minggu

Tidak dapat disangkal bahwa dalam penyelenggaraan organisasi apa pun, termasuk dalam pelayanan SM, selalu ada beberapa unsur yang menjadi komponen penting dalam organisasi. Sekolah Minggu bisa terlaksana dengan baik karena adanya orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengurusnya. Kepengurusan SM ini dibagi dalam beberapa jenjang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Sekalipun tiap gereja menggunakan istilah-istilah yang berbeda dalam kepengurusan Sekolah Minggunya, tetapi pada dasarnya memiliki kesamaan dalam menjalankan fungsinya. Berikut adalah kepengurusan yang biasa ada dalam SM.

1. Pengurus Inti Sekolah Minggu

Kepemimpinan kepengurusan SM, biasanya terdiri dari 3 personil Pengurus Inti, yaitu ketua, sekretaris dan bendahara (bisa ditambah wakil ketua), yang secara keseluruhan memiliki tugas utama, yaitu:
- Bertanggung jawab atas pembuatan rencana dan laporan tahunan/rutin untuk program/kegiatan, keuangan, dan administrasi SM.
- Bertanggung jawab atas jalannya kelancaran seluruh pelaksanaan kegiatan/program SM.
- Memberi pengarahan dan membuat keputusan-keputusan penting dalam pelaksanaan harian SM.
- Mewakili SM dalam rapat umum gereja.
- Memimpin rapat rutin internal SM.
- Memikirkan pengembangan SM dan strategi pelayanan yang tepat.

2. Koordinator Departemen Sekolah Minggu

Untuk gereja yang besar, kepengurusan inti di atas bisa diluaskan lagi dengan adanya departemen-departemen dalam SM, misalnya:
- Departemen Kebaktian Anak
- Departemen Pembinaan (Anak dan Guru) dan Konseling
- Departemen Administrasi/Umum (Kantor SM + Perpustakaan)
- Departemen Musik
- Departemen Multimedia
- Departemen Penginjilan
- dll..

Perluasan kepengurusan ini tergantung dari kebutuhan masing-masing SM. Masing-masing departemen akan dipimpin/diurus oleh seorang koordinator atau sebuah tim yang bertanggung jawab langsung kepada Pengurus Inti SM. Pemilihan koordinator, selain didasarkan pada dedikasi dan kesungguhannya melayani, juga pada kemampuan dan keahlian dalam bidang yang dipimpinnya. Misalnya, seorang guru SM yang senang dan pandai dalam hal musik menjadi Koordinator Departemen Musik, dst..

3. Ketua Kelas Sekolah Minggu

Selain kepemimpinan kepengurusan inti, dan koordinator departemen, di bawah mereka terdapat Ketua-ketua Kelas SM yang membawahi masing-masing kelas SM. Tugas utama Ketua Kelas adalah:
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pelaporan kebaktian kelas, termasuk keuangan dan administrasi kelas.
- Menyusun jadwal untuk guru-guru yang bertugas di kebaktian kelas.
- Mengatur jadwal visitasi untuk anak-anak SM yang tidak hadir.
- Selalu hadir dalam kebaktian anak.
- Melaksanakan tugas di kebaktian sesuai dengan jadwal.

4. Guru-Guru Sekolah Minggu

Guru-guru adalah orang-orang kunci yang menjadi motor dalam SM. Tanpa mereka, anak-anak tidak dapat dilayani dengan baik karena guru-guru kelas inilah yang langsung berhubungan dengan anak-anak secara rutin. Ketua kelas bekerja sama dengan guru-guru kelas memimpin kebaktian SM sesuai dengan yang sudah dijadwalkan, baik tugas memimpin pujian, bercerita atau tugas lainnya. Sangat tidak menutup kemungkinan Pengurus Inti atau Koordinator Departemen juga merangkap menjadi Guru Kelas.

2. Program Kegiatan Sekolah Minggu

Salah satu tugas utama Pengurus Inti SM adalah bersama seluruh anggotanya merencanakan program/kegiatan SM. Dianjurkan untuk dilakukan berkala, misalnya 2 tahun sekali. Secara umum, program-program yang dilaksanakan dalam SM, antara lain:

1. Ibadah Rutin Minggu

Ibadah rutin diadakan setiap minggu pada hari Minggu. Seharusnya wajib dilakukan seperti halnya jemaat dewasa dalam ibadah raya. Tujuannya adalah untuk mengajar anak-anak kebenaran Alkitab, memperdalam iman Kristen, serta mengenalkan Yesus sebagai Juru Selamat. Metode melakukan ibadah harus dengan banyak cara dan kreatif sehingga selalu fresh sehingga anak-anak bergairah dan tidak monoton.

2. Ibadah Hari Raya Kristen (Natal dan Paskah)

Dalam ibadah Natal dan Paskah, biasanya anak Sekolah Minggu melakukan acara khusus, seperti mengadakan ibadah padang, nobar (nonton bareng), drama, lomba, atau acara-acara khusus untuk Natal/Paskah. Ibadah-ibadah seperti ini harus dikemas dengan cara yang menarik supaya dapat menjadi cara menarik anak-anak yang belum mengenal Kristus bisa hadir. Oleh karena itu, kegiatan Natal dan Paskah haruslah berpusat pada Kristus yang menjadi pusat perayaan dan berita sukacita.

3. Ibadah Khusus (Nonrutin)

Selain ibadah Natal/Paskah, ada juga ibadah nonrutin Sekolah Minggu, seperti Retret Anak, Kebaktian Padang, KKR Anak, Penginjilan Anak, Sel Anak, PA Anak, Visitasi Anak, Penjangkauan, dll.. Acara-acara khusus ini kalau direncanakan secara bijaksana dan dengan perencanaan yang matang, tidak harus mengeluarkan biaya besar. Libatkan orang tua anak supaya menjadi kegembiraan bersama keluarga.

4. Kegiatan Guru

Kegiatan lain yang bisa dilakukan untuk GSM di luar kegiatan rutin adalah training/seminar bersama, cross-program antarseksi/komisi lain di gereja, rapat kerja/evaluasi (minimal 2 kali setahun), kegiatan pengakraban, dll..

Pelaksanaan kegiatan guru ini tergantung dari seberapa rapi organisasi Sekolah Minggu. Sebaiknya, sudah tertata dalam rencana tahunan sehingga tidak ada program dadakan (instan). Karena sudah terencana, jauh-jauh hari kegiatan ini bisa dipikirkan baik-baik pelaksanaannya dan dari mana anggarannya.

3. Pembagian Kelas Sekolah Minggu

Untuk menjalankan kegiatan Sekolah Minggu, sangat baik jika guru dan kelas-kelas SM sudah dibagi secara bijaksana. Jika disesuaikan dengan umur dan tingkat perkembangan anak-anak, dengan mudah kita dapat menolong mereka belajar dengan lebih leluasa/mudah karena usia mereka yang berdekatan.

1. Pembagian Kelas-Kelas Sekolah Minggu

Tergantung dari besarnya jumlah anak dan tersedianya fasilitas (ruangan) gereja, pelayanan SM dapat dibagi berdasarkan kelompok-kelompok umur. Pembagian kelompok umur ini adalah sbb.:
[Penamaan kelompok bisa bermacam-macam dan pembagian kelompok umur pun tidak baku, tergantung dari masing-masing gereja.]

- Kelas Batita (anak di bawah umur 3 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Bayi atau Kelas Bermain.]
- Kelas Balita (anak di atas 3 tahun di bawah umur 5 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Indria atau Kelas TK atau Kelas Kanak-kanak]
- Kelas Pratama (anak umur 6 - 8 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Kecil]
- Kelas Madya (anak umur 9 - 11)
[Kadang disebut juga Kelas Tanggung]
- Kelas Pra-Remaja (anak umur 12 - 14 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Besar]

Untuk gereja kecil, pembagian bisa menjadi 2/3 kelompok saja:
- Kelas Kecil (3 - 6 tahun)
- Kelas Madya (7 - 10 tahun)
- Kelas Besar (11 - 14 tahun)

2. Pembagian Guru-Guru Kelas

Guru-guru kelas Sekolah Minggu dibagi berdasarkan jumlah kelas yang ada. Pada umumnya, gereja selalu mengalami kekurangan GSM. Karena itu, adakan perekrutan GSM secara berkala dengan dibarengi acara training untuk calon GSM baru.

Hal yang perlu dipikirkan dengan bijaksana adalah penempatan guru senior. Sering guru senior justru ditempatkan untuk mengajar anak-anak besar, padahal anak-anak kecil justru butuh bimbingan guru senior yang lebih berpengalaman agar anak-anak dapat bertumbuh dengan stabil.

3. Jadwal Perencanaan Kegiatan Kelas

Perencanaan sangat diperlukan guru agar kegiatan kelas dapat berjalan sesuai dengan yang disiapkan. Lagi-lagi, dalam perencanaan perlu dipikirkan bersama antarsemua guru agar mendapat program yang berdampak untuk jangka pendek ataupun jangka panjang.

4. Administrasi Sekolah Minggu

Sekolah Minggu yang disiplin akan menerapkan sistem administrasi yang rapi guna menunjang kemajuan pelayanan gereja. Banyak hal yang perlu dikerjakan oleh petugas administrasi kelas. Untuk saat ini, digitalisasi administrasi seharusnya sudah dijalankan, terkhusus untuk kepentingan pendataan guru dan murid. Namun demikian, kita tidak akan membahas secara detail, tetapi hanya bagian-bagian besarnya.

1. Pendataan Guru dan Anak

Setiap kelas harus memiliki catatan tentang data anak-anak yang hadir di kelas serta data gurunya. Untuk itu, buatlah Kartu Data Anak yang berisi data-data penting, misalnya nama, alamat, tgl. lahir, foto, jumlah saudara, nama orang tua, agama orang tua, gereja orang tua, dan catatan-catatan pribadi lain (apakah sudah menerima Yesus sebagai Juru Selamat, adakah latar belakang lain yang berkaitan dengan pertumbuhan rohaninya, dll.). Kartu ini harus diisi oleh setiap anak di kelas sehingga dapat dipakai bila diperlukan. Simpanlah kartu-kartu ini dalam urutan abjad. Kartu ini bisa dibuat sendiri sesuai dengan kebutuhan.

Kartu hanya salah satu contoh yang bisa dipakai untuk mendata anak atau guru. Jika Anda mau mendatanya secara digital, ada banyak platform yang bisa digunakan, seperti Google Spreadsheet, aplikasi yang bisa dicetuskan di gereja tersebut, dll..

2. Laporan Data Pribadi dan Absensi Guru dan Anak

Ada sistem digital sederhana yang bisa dipakai gereja untuk mencatat data guru/anak dan absensi guru/anak, misalnya dengan file Spreadsheet/Google Sheet, yang berisi:
- Data pribadi semua guru dan anak-anak (nama, tgl. lahir, alamat, keluarga, hobi, dll.).
- Absensi (tgl. kehadiran mingguan).

Pendataan harus dilakukan oleh guru secara rutin. Untuk yang analog, bisa dipakai "Kartu Data Guru/Anak" dan Kartu Kehadiran", yang pencatatannya dilakukan oleh guru atau anak sendiri dengan menempelkan stiker kecil, atau mencatatnya dengan tulisan tangan setiap minggunya.

Dari semua laporan yang dikumpulkan dalam kelas (baik digital maupun analog), guru dapat membuat statistik, terutama tentang perkembangan kehadiran guru/anak, dan keaktifan guru/anak.

Jika setiap kelas membuatnya, file atau kartu ini akan sangat berguna untuk dijadikan laporan kegiatan SM bulanan/tahunan (raker Sekolah Minggu).

3. Laporan Kegiatan Sekolah Minggu

Laporan ini penting agar guru dapat mendata semua kegiatan yang dilakukan, baik ibadah-ibadah maupun kegiatan Sekolah Minggu lainnya. Ini bisa menjadi cara untuk mengevaluasi perkembangan kegiatan SM. Pada saat raker atau rapat gereja bulanan, ketua bisa melaporkannya secara lengkap.

4. Laporan Keaktifan Guru/Anak di Kelas

Laporan keaktifan guru/anak diperlukan untuk dapat melihat perkembangan guru/anak, khususnya jika ada keberhasilan dan peningkatan yang dikerjakan oleh guru/anak. Misalnya:
- Untuk anak: berani maju ke depan untuk menyanyi, berdoa, bersaksi, menulis puisi/kesaksian, membawa teman baru, menghafal ayat dll..
Untuk guru: berani memimpin nyanyi, bercerita, bersaksi, dll..

5. Laporan Persembahan

Mencatat jumlah uang persembahan yang diterima setiap minggunya, juga persembahan-persembahan khusus lainnya, misalnya perpuluhan, dll..

6. Kegiatan Visitasi Guru/Anak

Bisa secara digital/analog (kartu). Kegiatan ini berisi catatan guru/anak yang tidak hadir minggu itu. Catatan digunakan sebagai pengingat bagi guru untuk melakukan visitasi ke guru/anak yang tidak hadir tersebut, khususnya jika tidak hadir karena sakit atau masalah lainnya.

7. Inventarisasi Sarana Prasarana

Untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik kelas, termasuk buku-buku perpustakaan (digital atau analog), lemari, meja, kursi, alat musik, dll..

Setiap laporan di atas tentu ada jangka waktunya. Karena itu, setiap tahun harus diperbarui. Gunakan semua cara yang sudah dijalankan. Pada era digital ini, sudah waktunya GSM mengadopsi cara digital dalam melakukan rekap setiap data pribadi, data kehadiran, dan data kegiatan yang ada di Sekolah Minggu. Jika semua pencatatan ini dilakukan dengan disiplin, SM akan menuai keuntungan karena setiap perkembangan dapat dilihat, dianalisis, bahkan diantisipasi.

Akhir Pelajaran (PSM-P05)

Doa

"Berikan kepadaku hati yang disiplin, ya Tuhan, supaya aku mampu menjadi alat-Mu yang berguna bagi perkembangan pelayanan-Mu. Ajariku untuk memberi perhatian pada hal-hal kecil yang terjadi di kelas Sekolah Minggu supaya aku semakin menghargai karya-Mu yang indah dalam hati anak-anak-Mu ini. Amin."